Modelo de orden de inserción para publicidad exterior: qué no puede faltar

Toda venta de publicidad exterior pasa por un solo documento: la orden de inserción. Es la que dice quién anuncia, dónde, cuándo, por cuánto y quién paga qué. Pero en la corrida suele salir por la mitad. Una fecha genérica aquí, un valor sin descuento allá, y lo que era una venta cerrada se convierte en treinta días de mensajes tratando de entender qué se acordó.

Conviene separar dos situaciones, porque tienen riesgos distintos. Cuando la venta viene de una agencia, la orden suele llegar lista, emitida por ella, y tu trabajo es revisarla antes de aceptar. Cuando la venta es directa con el anunciante, el documento es tuyo, y ahí tiene que nacer completo.

La orden de inserción es lo que convierte una conversación en ingresos. Cuando sale incompleta, la culpa siempre recae sobre el medio.

Cómo es una orden completa

Antes de la lista campo por campo, conviene ver el documento entero. Es más simple de lo que parece, y cada bloque existe para responder una pregunta que alguien va a hacer después.

Qué necesita toda orden de inserción

Usa la lista de abajo para revisar tu modelo actual. Puedes ir marcando mientras revisas.

Cuando la orden viene de la agencia, revisa esto

Antes de aceptar, mira tres cosas: si las ubicaciones listadas son exactamente las que reservaste, si el período coincide con lo que está bloqueado en tu inventario y si el valor neto, ya descontada la comisión, es el que se negoció.

Después de eso, lo más importante: da de baja la reserva y marca el período como vendido en ese mismo momento. Una orden aceptada y no registrada es el comienzo de una doble venta.

Un error que sale caro: la orden que nunca se factura

Pasa más de lo que parece. La campaña se exhibe, se envía la comprobación, el cliente queda satisfecho, y la factura no se emite porque nadie notó que esa orden quedó atrás.

Tener una lista de las órdenes aceptadas, con lo que ya se exhibió, lo que ya se facturó y lo que ya se cobró, resuelve esto mucho mejor que cualquier seguimiento de memoria.

Dónde entra Hivestr

Hivestr es un ERP/CRM hecho para operadores de OOH y DOOH, desarrollado en Brasil por quienes también operan publicidad exterior. La propuesta se convierte en orden de inserción, la orden da de baja la disponibilidad y sigue hacia la comprobación y la facturación, sin que nadie rearme un documento en Word en cada venta.