Cómo migrar de la planilla a un ERP de medios exteriores: paso a paso y checklist

Cómo migrar de la planilla a un ERP de medios exteriores: paso a paso y checklist | Hivestr

Migrar de la planilla a un ERP de medios exteriores da miedo por una razón simple: la planilla es fea, pero es donde tu empresa sabe qué está vendido. Nadie quiere cambiar de herramienta en medio de una catorcena y descubrir, a la hora de instalar la lona, que dos clientes compraron la misma cara.

Esta guía es para exhibidoras de OOH y DOOH que ya decidieron dejar el control de vallas en planilla y quieren saber cómo hacer el cambio sin frenar la venta. Vas a ver por qué falla la reserva en planilla, qué cambia cuando la propuesta sale con mapa y enlace de aprobación, un paso a paso de migración en ocho etapas y un checklist para imprimir y tachar.

¿Todavía decidiendo?

Si la duda todavía es "¿de verdad necesito un sistema?", empieza por nuestro artículo en portugués sobre las 9 señales de que tu operación ya debería haber migrado. Este texto empieza donde aquel termina: el día en que decides cambiar.

Por qué el control de vallas en planilla se rompe en la reserva

La planilla no se equivoca sola. Se equivoca la operación que la rodea: el vendedor que aparta un sitio "de palabra", la copia guardada en la computadora del representante, la pestaña del mes que alguien olvidó actualizar. Tres síntomas aparecen en casi toda exhibidora que controla la disponibilidad así.

Síntoma	Dónde nace en la planilla	Qué cambia con un ERP
Doble venta	Dos personas consultan versiones distintas del archivo, o una reserva verbal nunca se cargó.	La reserva sale de la propuesta aprobada y aparece en la agenda para todo el equipo al mismo tiempo.
Sitio olvidado	La cara existe en la calle, pero desapareció de la pestaña de ventas, o está "ocupada" por una campaña que ya terminó.	Cada sitio es un registro con estado (activo, ocupado), fotos y ubicación. Lo que no está vendido aparece como libre.
Disponibilidad desactualizada	Una sola persona actualiza el archivo, y tiene otras tareas.	La disponibilidad es consecuencia de propuestas y campañas, no de que alguien se acuerde de pintar una celda.

No es manía contra Excel. El investigador Raymond Panko, de la Universidad de Hawái, revisó estudios sobre errores en planillas y concluyó que aparecen en un pequeño porcentaje de las celdas. En una planilla grande, la pregunta deja de ser si hay error y pasa a ser cuántos. En un trabajo posterior muestra que quien arma la planilla suele sobrestimar su propia precisión.

Fuera del OOH, el ejemplo más parecido a una doble venta vino de los Juegos de Londres 2012. Los organizadores vendieron 10.000 entradas de más para la natación sincronizada. Según The Telegraph, la causa fue un único error de tecleo: alguien cargó 20.000 lugares restantes en una planilla en vez de 10.000. El caso está en el archivo de incidentes del European Spreadsheet Risks Interest Group. Cambia "asiento" por "cara" y "sesión" por "catorcena" y tienes la pesadilla de cualquier exhibidora.

Ya explicamos cómo ocurre la doble venta y cuánto cuesta y por qué la planilla de disponibilidad es el cuello de botella invisible del OOH (ambos en portugués). Aquí el foco es otro: salir de ella.

La propuesta manual es la otra mitad del problema

En la mayoría de las exhibidoras, la planilla de disponibilidad alimenta una propuesta armada a mano: ver qué está libre, copiar fotos, pegar direcciones, calcular descuento y comisión de agencia, exportar el PDF, mandarlo por WhatsApp y esperar. Cuando la agencia pide cambiar dos sitios, el ciclo vuelve a empezar. Y entre el envío y el "cerrado" nadie aparta la cara con seguridad, porque la reserva todavía depende de que alguien vuelva a la planilla.

En esa ventana ocurre la doble venta: el sitio se ofreció a dos clientes, los dos dijeron que sí, y la planilla solo registra a quien se cargó primero.

Migrar no es copiar la planilla dentro de un sistema. Es hacer que la reserva nazca de la propuesta, y no de la memoria de alguien.

Qué cambia un ERP de medios exteriores en la propuesta

En Hivestr, el ERP y CRM para exhibidoras de OOH y DOOH, la propuesta se arma a partir del propio inventario y sale como un enlace. En la práctica:

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Sitios elegidos en el mapa

El vendedor agrega medios en vista de grilla, mapa, radio o ruta, con filtro "Solo libres" y por circuito. El cliente recibe un mapa de medios con capas de tráfico, calles y comercios de la zona.

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Enlace de aprobación

La agencia abre la propuesta en el navegador, ve fotos, inversión mensual y estimación de alcance e impresiones, y hace clic en Confirmar campaña. El mismo enlace se puede reenviar al anunciante.

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Reserva ligada a la propuesta

La propuesta puede apartar los sitios OOH por 72 horas mientras el cliente decide. Las reservas aparecen en la agenda de reservas OOH, con ocupado, reservado y libre por mes.

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Sabes cuándo la abrió

La propuesta pasa a "Visualizada" y muestra vistas, visitantes, dispositivo y ubicación. El seguimiento deja de ser a ciegas.

El cliente también puede agregar sitios en la sección "Amplía tu campaña" y hacer preguntas en el chat de la misma página. Para profundizar en el formato, mira nuestra guía sobre cómo armar una propuesta comercial de OOH que cierra contratos (en portugués).

Paso a paso de la migración al sistema para vallas

El orden importa. Empieza por lo estable (sitios), sigue por lo que tiene dueño (clientes) y recién después por lo que cambia todos los días (reservas). Así nunca cargas una reserva para un sitio que todavía no existe en el sistema.

Fija el día D y un responsable

Elige una fecha, idealmente al inicio de una catorcena, y una persona a cargo. Desde el día D, la disponibilidad solo se consulta en el sistema.

Limpia la planilla antes de importar

Una fila por sitio, nombre estandarizado, dirección con código postal, tipo (OOH o DOOH), cantidad de caras o pantallas, precio de 30 días y de catorcena. Borra los sitios dados de baja o márcalos como inactivos. La basura importada sigue siendo basura.

Sube el inventario

Usa Importar/Exportar en la pantalla de Sitios para la carga masiva y completa en el registro lo que la planilla no tenía: ubicación en el mapa, fotos, sentido del tránsito de cada cara, costos de producción (lona, vinilo, montaje) y el perfil de público, que es obligatorio.

Carga los contratos de los terrenos

En la etapa Documentos de cada sitio van propietario, contrato, permiso y fechas. En DOOH, el fin del contrato genera recordatorios a los 30, 15 y 0 días. Se acaba el contrato que venció sin que nadie lo viera.

Registra clientes y agencias en el CRM

Contacto, correo y teléfono de cada anunciante activo y de cada agencia, con la comisión acordada. Empieza por los clientes con campaña al aire o propuesta abierta.

Pasa las reservas vigentes y verifica el conteo

Cada campaña al aire y cada venta futura se convierte en propuesta aprobada en el sistema. Después compara: las caras ocupadas por mes en la planilla tienen que coincidir con la agenda de reservas OOH. Contar registros a la entrada y a la salida es la regla básica de cualquier transferencia de datos.

Invita al equipo con el permiso correcto

Usa los perfiles Administrador, Gerente, Empleado y Visualizador. El representante no necesita ver las finanzas. Si operas en Brasil, la LGPD (Ley 13.709/2018, art. 46) exige medidas para proteger datos personales de accesos no autorizados, y una lista de contactos en planilla compartida es lo contrario.

Haz la primera propuesta y congela la planilla

Arma una propuesta de prueba, abre el enlace como si fueras la agencia y revisa mapa, precios y descuentos. El día D, deja la planilla solo de lectura y guarda una copia con fecha. Pasa a ser historial, no fuente.

Cuidado con "correr en paralelo"

Mantener planilla y sistema actualizados a la vez durante semanas parece prudente, pero recrea el problema que quieres resolver: dos fuentes de disponibilidad. Si necesitas transición, fija pocos días de verificación con una regla clara: si hay diferencia, manda el sistema y alguien corrige en el momento.

Un detalle que atrapa a muchos

En Hivestr, el enlace público de la propuesta ya funciona mientras todavía es borrador. Sirve para revisar antes de enviar, pero un enlace copiado demasiado pronto llega al cliente con precio provisorio. Acuerda con el equipo: el enlace sale solo después de la revisión.

Checklist de migración de la planilla al ERP

☐	Ítem	Listo cuando
☐	Día D y responsable definidos	Fecha comunicada a todo el comercial y al back office.
☐	Planilla de sitios limpia	Una fila por sitio, sin duplicados, con código postal, tipo, caras o pantallas y precio.
☐	Inventario importado	Total de sitios activos en el sistema igual al de la planilla.
☐	Registro completo de los sitios	Ubicación, fotos, público y costos de producción cargados.
☐	Contratos de alquiler cargados	Propietario y fechas de vencimiento en cada sitio.
☐	Clientes y agencias en el CRM	Todos los activos y todos con propuesta abierta registrados.
☐	Reservas vigentes transferidas	Las caras ocupadas por mes coinciden con la planilla.
☐	Usuarios y permisos	Cada persona con el perfil correcto, nadie con login compartido.
☐	Propuesta de prueba revisada	Enlace abierto fuera de la empresa, con mapa, precio y descuento verificados.
☐	Planilla congelada	Archivo solo de lectura, con fecha en el nombre.

Los errores que más atrasan la migración

Esperar la planilla perfecta. Limpia lo que impide la importación (duplicados, nombres distintos para el mismo sitio) y completa el resto en el sistema, sitio por sitio, con el equipo ya usándolo.

Olvidar las ventas futuras. Migrar solo lo que está al aire deja huecos en noviembre y diciembre, justo cuando la agenda se llena. La reserva de marzo de 2027 también tiene que estar ahí.

No capacitar al representante. Si sigue consultando la copia vieja en el celular, la doble venta vuelve. Muéstrale la agenda de reservas y la propuesta con enlace en la primera semana.

Migrar también el proceso viejo. Si el PDF exportado sigue siendo el envío principal, cambiaste la planilla pero no la venta. La ganancia está en el enlace: la agencia aprueba sin llamada y la reserva acompaña la aprobación.

La planilla llevó a tu exhibidora hasta aquí, y eso tiene mérito. Pero se hizo para guardar números, no para apartar una cara mientras tres vendedores negocian al mismo tiempo. Una migración bien hecha lleva pocos días de trabajo concentrado y termina con la pregunta que más se escucha en el comercial: "¿ese sitio sigue libre?".

Preguntas frecuentes sobre ERP de medios exteriores

¿Qué es un ERP de medios exteriores?

Es un sistema de gestión hecho para exhibidoras de OOH y DOOH. Reúne inventario de sitios, disponibilidad y reservas, CRM, propuestas, campañas (instalación, comprobación fotográfica, retiro), cobranza y facturación. A diferencia de un ERP genérico, entiende caras, catorcenas, órdenes de inserción, comisión de agencia y comprobación de exhibición.

¿Puedo importar mi planilla de sitios?

Sí. La pantalla de Sitios de Hivestr tiene la función Importar/Exportar para carga masiva. Antes, estandariza la planilla con una fila por sitio y confirma con soporte el modelo de columnas aceptado.

¿Cuánto tiempo lleva dejar el control de vallas en planilla?

Depende del tamaño del inventario y de qué tan ordenada esté la planilla. Lo que más pesa no es la importación, sino completar los registros y pasar las reservas futuras. Por eso el paso a paso empieza por la limpieza.

¿Tengo que mantener la planilla después de migrar?

Guarda una copia congelada como historial, pero no la actualices. Dos fuentes de disponibilidad son el origen de la doble venta.

¿Cómo evita la doble venta un sistema para vallas?

La disponibilidad pasa a salir de las propuestas y campañas registradas. La propuesta puede apartar los sitios OOH por 72 horas, la aprobación por el enlace confirma la campaña y todo el equipo ve el mismo estado en la agenda de reservas OOH.

¿La agencia tiene que instalar algo para aprobar?

No. La propuesta es un enlace que se abre en el navegador, con mapa, ítems, fotos e inversión. La agencia confirma la campaña en la misma página y puede reenviar el enlace al anunciante.

¿Sirve para OOH y DOOH a la vez?

Sí. El registro de sitios tiene formularios propios para OOH (caras, sentido del tránsito, costos de producción) y DOOH (pantallas, spots por día, cuotas), y una misma propuesta puede combinar los dos.

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Fuentes: Raymond R. Panko, What We Know About Spreadsheet Errors, Journal of End User Computing, 1998; Raymond R. Panko, What We Don't Know About Spreadsheet Errors Today, EuSpRIG, 2015; BBC News, London 2012: Olympic synchronised swimming tickets oversold (04/01/2012); The Telegraph, synchronised swimming was overbooked by 10,000 (04/01/2012); European Spreadsheet Risks Interest Group, Horror Stories (caso FH1204); Ley 13.709/2018 (LGPD), art. 46. Funciones de Hivestr verificadas en la plataforma en octubre de 2026.

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